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离开PPT,我们还能不能好好说话
2019年07月04日  作者:郭英剑   编辑:chunchun   审核:刘纯  版面:B2

  PPT是微软演示文稿程序PowerPoint的缩写。这个由“Power”(权力)和“Point”(观点)所构成的词汇,很好地说明了当下各种场合的言说者所具有的特征,第一是具有言说权,第二是要表达观点。现在,PPT不但适用于与政治、经济、科学、技术、文化等有关的演讲,在学术界,更是得到了广泛应用,在高等院校的课堂中,几乎很难看到不用PPT的场景了。

人们为什么离不开PPT?

  众所周知,PPT不过是由微软公司所开发的一个演示文稿程序,是微软办公系统中的一个组件。但该程序最早是由盖斯金(Robert Gaskins)和奥斯丁(Dennis Austin)所发明,1987年4月20日上线。三个月之后,微软花1400万美元将其收购纳入麾下。PowerPoint 1.0版在1987年发行时只有黑白两色,全彩版在第二年上市。自此之后,也成为微软办公软件套餐中的标准成员。2002年版的Office XP,夹进了PowerPoint的专业版套餐。自此之后,PowerPoint就成为了世界上使用最为广泛的演示文稿软件。

  其实,PPT就是过去人们常见的“幻灯片”,由于其具有了更多更先进的功能,包括将文字、动画、图像、影片等安置在页面上,幻灯机也就被逐渐淘汰了,但“幻灯片(slide)”这个词,还依旧在使用,PPT中的每一个翻页,都称作是一个slide。

  其实,PPT诞生的初衷是为商业机构而设计,主要是在机构内部部门和小组之间沟通时,提供更多的视觉效果。但这一软件后来的发展早已超越了商业领域,在社会上,特别是教师、学生、学者等群体中广泛流行。PPT的使用,被认为是当代社会的巨大变革之一。据统计,每年大约有3亿演示文稿是用PPT制作的。

  PPT之所以深受人们的喜爱,是因为它的好处或者说优势极为明显。

  第一,作为最受欢迎的演示文稿软件,PPT最大的好处是简单易用也好用,可以将文字、图表、图片等放置其中,从而使演讲者可以用良好的视觉和直觉效果展示自己的言说内容。

  第二,制作方法简单,稍微学习就可以掌握相关技能,而制作出来的PPT让演讲者看上去是一个组织有序的人,尽管这个人很可能不是这样的。而且,现在各种各样的PPT模板五花八门,你可以不懂设计,但只要选用了个人喜欢的合适的模板,就能制作出一个非常漂亮并且吸引人的PPT。

  第三,PPT为了突出重点,往往会将重点词汇、主要观点等展示出来,加上更多新的功能进入到程序之中,会让听众和观众印象深刻,事后也往往会对这些主要观点和重点词汇记忆犹新。而且,你再也不用给大家发讲义、文字资料或者印刷品了。无论多少听众或观众,只要有一台大的投影仪、一块够大的屏幕,就能满足大家的需要。

  第四,因为有了PPT,演讲者可以更加从容地言说。如果说过去的演讲者需要不断地低头看稿子,那么,今天的演讲者因为有了PPT,与听众有了更多面对面交流的机会。

为什么会出现“夺命PPT”

  随着PPT使用更加广泛,人们也在呼吁少用PPT,或者适当使用,或者说是更好地使用。包括耶鲁大学统计学教授塔夫特(Edward Tufte)在内的一些专家,也都专门撰文指出PPT所具有的不良特征。总结一下,大致有如下几点。

  首先,PPT往往仅罗列文章的观点,从而很容易将一篇完整的文章拆解得支离破碎;而且,PPT往往会删除细节,让人忽略对问题的思考过程。

  其次,PPT是强制性地使页面按照一个固定程序排列,从而迫使听众不得不忍受这样的顺序,如果是发讲义,听众则可以随意翻阅任何段落。

  再次,很多演讲者花费了太多时间在PPT的制作上,把PPT制作得非常漂亮,却忽视了究竟该如何去展示要说的内容。

  最后,过度依赖使用PPT,会催生一些特殊的语言现象,比如残缺不全的句子、强调概念化、词语名词化等。

  PPT的泛滥,还产生了一个有趣的特有词汇,并日渐流行。那就是“夺命PPT”(Death by PowerPoint),它既指一篇糟糕的演示文稿,也指一位蹩脚的演示者,或者两者兼具,让听众痛不欲生。其特征主要包括:首先,就内容而言,展示的是并非必要的长篇文稿;其次,就形式而言,页面塞满小而难以辨认的字体;只有文字而缺乏适当的图片或动画,或者是过多过滥地使用动画效果;最后,也是最糟糕的是,演示者使用单调乏味的口气去朗读幻灯片上的内容,但实际上观众是可以自己看屏幕的。

  这种批评声音的逐渐增加也在告诉我们,即使是良好的工具,也应该恰当地使用。

PPT是工具,不能代替演讲人

  作为国内较早一批将PPT运用于个人本科教学的学者,我在2001年从美国留学回来后在郑州大学任教。我利用学校所发的科研启动经费购置了日本产的便携式投影仪、幕布,包括笔记本电脑。那个时候,国内高校中,PPT的使用远没有后来那么广泛,更不要说像现在这样普及。当时的绝大多数教室,除了电教室外,都没有像现在装备有电脑与播放设备。因此,我每次上课都只好请一两位同学帮我从办公室将投影仪、幕布等这些虽然是便携式,但依旧沉重的设备拿到教室,还要留出插上电源、打开投影仪、打开电源的时间,之后才能正常上课使用。

  PPT的使用,在教师群体中发展极为迅速。现在,各大高校中,除了极个别资深教师之外,已经很难看到不用PPT上课的教师了。有不少高校也要求教师必须制作PPT。

  但与此同时,我们也不难发现,无论是在课堂上,还是在学术报告中,人们太过依赖PPT,从而出现一种荒唐的现象:课堂上,一旦PPT卡住播放不出来,教师就不知道该如何上课;学术报告中,一旦PPT无法播放,演讲者就不知从何说起,往往会乱了头绪,难以为继。

  反思这一切,我的做法是:在上课的时候适当使用PPT。无论从内容、形式到使用的频度,都尽量避免出现内容全部仰仗幻灯片展示的过度使用,也要避免形式过于单调或者太过丰富而干扰学生认真听讲与思考的现象出现;在大型学术报告中,避免使用PPT。因为这种学术报告的时间一般会安排在15~30分钟之间,为了不至于让PPT占据自己的演讲时间,我就很少使用PPT,有时候会议主办方要求提供,我也只是象征性地提供极为简单而少量的幻灯片。为此,我经常讲的一句玩笑话是:我不用PowerPoint,是因为我没有Power(权力),但我还是有Point(观点)!

  我想强调的是,PPT其实只是工具,它不能代替人。在今天这样一个PPT泛滥的时代,人们不用它,也应该会讲话、会作报告、会上课,而且同样可以做得很好。

不要看重Power,重点在Point

  PPT为什么叫做PowerPoint呢?这个词最初被称作PowerPoint,是源自盖思金。他在2012年的一部书中,坦露了这个名字诞生的过程。最初的演示文稿程序所设计的名称为Presenter(演示者),但后来发现这个词被人注册了。于是盖思金有一天在洗澡时突发奇想,将这一设计程序命名为PowerPoint。

  对于这个词的意义,盖斯金承认,有把权力交到个体(内容创新者)手里的意思,这也是设计者的目标所在,但他还是认为,PowerPoint中的Power并非Powerful(强大、有力)的意思,而是Empowerment(许可、授权,权利赋予)的指代。

  无论如何,PPT已经成为日常工作中难以或缺的表达工具,人们应该恰当使用它,尽力弱化言说“权力”(Power)的成分,而更加突出展示言说者所要表达的“观点”(Point),这样才能达到更有效的沟通与交流的目的。

摘自《中国科学报》

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